CPNP-registratie, stap voor stap — en wanneer u ons daarvoor niet nodig heeft

Het CPNP-portaal is gratis

Het Cosmetic Product Notification Portal (CPNP) wordt beheerd door de Europese Commissie en het gebruik ervan kost niets. Er zijn geen indieningskosten. De Commissie brengt geen bedrag per product in rekening.

We beginnen daarmee omdat een groot deel van de inhoud over CPNP wordt geschreven door partijen die de notificatie als een aparte factuurregel verkopen, en een koper die via een zoekmachine binnenkomt, heeft dat elementaire commerciële feit meestal niet te horen gekregen. Wie u een notificatie in rekening brengt, laat u betalen voor het werk en voor het feit dat die partij ertoe bevoegd is — niet voor het portaal.

Wie mag notificeren op CPNP

De plicht ligt bij de verantwoordelijke persoon. Voordat een cosmetisch product op de markt wordt gebracht, dient de verantwoordelijke persoon de vereiste gegevens via elektronische weg in bij de Commissie (artikel 13, lid 1, Verordening (EG) nr. 1223/2009). Artikel 13, lid 2, voegt daar een tweede plicht voor dezelfde persoon aan toe: wanneer het product op de markt wordt gebracht, geeft de verantwoordelijke persoon de Commissie kennis van het oorspronkelijke etiket en verstrekt hij, indien redelijkerwijs leesbaar, een foto van de desbetreffende verpakking.

Artikel 13, leden 3 en 4, legt engere, afzonderlijke plichten op aan distributeurs — het geval waarin een distributeur een product dat al in één lidstaat op de markt is gebracht in een andere lidstaat aanbiedt en daarbij een element van de etikettering vertaalt, en het geval van een product dat vóór 11 juli 2013 op de markt is gebracht maar vanaf die datum niet langer op de markt wordt gebracht, en dat een distributeur later in een lidstaat introduceert, waarbij de distributeur gegevens meedeelt aan de verantwoordelijke persoon, waarna de verantwoordelijke persoon de indiening bij de Commissie verricht. Het klopt dus niet dat alleen een verantwoordelijke persoon ooit iets zou mogen notificeren. Wél klopt dat de plicht uit artikel 13, leden 1 en 2 — de notificatie waar u aan denkt, voor een product dat op de markt wordt gebracht — bij de verantwoordelijke persoon ligt.

Daarom loopt de doe-het-zelfroute vast voor een merk van buiten de EU, en die reden is structureel, geen kwestie van procedure. Een cosmetisch product mag alleen op de markt van de Unie worden gebracht wanneer binnen de Unie een verantwoordelijke persoon is aangewezen (artikel 4, lid 1, Verordening (EG) nr. 1223/2009). Heeft u geen verantwoordelijke persoon, dan is er niemand die de plicht van artikel 13, lid 1, namens u draagt — en daar verandert een eenvoudig formulier niets aan.

Dat plaatst het probleem in het juiste daglicht: de belemmering is niet de notificatie. Het is dat iemand die in de Unie is gevestigd die rol moet bekleden, en de notificatie volgt daaruit.

Wat u indient

Artikel 13, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1223/2009 somt op welke gegevens de verantwoordelijke persoon indient voordat het product op de markt wordt gebracht:

• de categorie van het cosmetische product en de benaming of benamingen ervan, waarmee specifieke identificatie mogelijk is;
• naam en adres van de verantwoordelijke persoon, waar het productinformatiedossier ter gerede beschikking wordt gehouden;
• het land van oorsprong, in geval van invoer;
• de lidstaat waar het product op de markt wordt geïntroduceerd;
• de contactgegevens van een natuurlijke persoon die zo nodig kan worden benaderd;
• de aanwezigheid van nanomaterialen, hun identificatie, en de redelijkerwijs te verwachten blootstellingsvoorwaarden;
• naam en CAS- of EC-nummer van eventuele CMR-stoffen van categorie 1A of 1B;
• de raamreceptuur, om bij gezondheidsproblemen een snelle en afdoende medische behandeling mogelijk te maken.

Het oorspronkelijke etiket, en een foto van de desbetreffende verpakking indien redelijkerwijs leesbaar, wordt ingediend wanneer het product op de markt wordt gebracht (artikel 13, lid 2, Verordening (EG) nr. 1223/2009).

Bij twee van deze onderdelen zit het echte werk. De raamreceptuur moet kloppen, want dat is wat een gifcentrum om drie uur 's nachts leest. En het etiket moet het etiket zijn dat u ook echt drukt — waardoor de notificatie nooit eerder klaar kan zijn dan de drukproef.

De volgorde, stap voor stap

1. Maak een EU Login-account aan. Dat is de single sign-on van de Commissie; het portaal zit daarachter.
2. Registreer de organisatie van de verantwoordelijke persoon in het portaal, met het adres waar het productinformatiedossier wordt bewaard (artikel 11, lid 1, artikel 13, lid 1).
3. Zorg dat het dossier en het ondertekende rapport eerst klaar zijn. De notificatie vraagt waar het dossier wordt bewaard. Is het antwoord "nog nergens", dan notificeert u een product dat u niet heeft beoordeeld, en de verplichtingen uit artikel 10, lid 1, en artikel 11, lid 1, gelden al vóór het op de markt brengen, niet erna.
4. Maak het product aan, met een naam die het specifiek identificeert, en zijn categorie.
5. Vul de raamreceptuur in, eventuele nanomaterialen, en eventuele CMR-stoffen van categorie 1A of 1B.
6. Upload het etiket en de foto van de verpakking.
7. Vermeld de contactpersoon die in een noodgeval bereikbaar is.
8. Dien in vóórdat u op de markt brengt — op de markt brengen is het voor het eerst op de communautaire markt aanbieden van een product (artikel 2, lid 1, onder h)), en de verordening zegt „communautaire markt”; lees dit als de Unie.
9. Bewaar de referentie, en houd de notificatie gelijk met het product. Verandert het etiket, dan verandert de notificatie mee.

Het probleem dat de meeste mensen met CPNP hebben, zit niet in stap 4. Het zit erin dat stappen 1 tot en met 3 nooit zijn gedaan, en het portaal is de plek waar dat aan het licht komt.

Wanneer u ons niet nodig heeft

Deze sectie hebben we bij concurrenten niet kunnen vinden, dus hier staat ze, zonder omwegen.

U heeft ons niet nodig als u in de EU bent gevestigd en uw eigen verantwoordelijke persoon bent. U kunt zich zelf in het portaal registreren en uw eigen producten notificeren. Het is een formulier. Het is omslachtig, en het is gratis. Wat u wél nog van iemand anders nodig heeft, is de veiligheidsbeoordeling, want die vereist iemand met de kwalificatie uit artikel 10, lid 2 — maar de notificatie zelf is echt iets wat u zelf kunt doen.

U heeft ons niet nodig als uw product geen cosmetisch product is. Een kaars, een geurstokjesdiffuser, een kamerspray, een supplement, een medisch hulpmiddel: geen cosmetisch product volgens artikel 2, lid 1, onder a), geen CPNP-registratie, geheel andere regels. Dat vertellen we u liever in de gratis check dan dat we u een notificatie verkopen die u niet nodig heeft.

U heeft ons niet nodig als u distributeur bent van een product dat iemand anders al onder eigen naam op de EU-markt heeft gebracht. De verantwoordelijke persoon van die partij draagt de plicht uit artikel 13. Vraag daar om bewijs in plaats van zelf een parallel dossier op te bouwen. (Heretiketteert of vertaalt u, bekijk dan aandachtig artikel 13, lid 3 — dat is een geval waarin wél een plicht bij u komt te liggen.)

U heeft ons niet nodig als u helemaal geen product op de markt van de Unie brengt.

Bent u buiten de EU gevestigd, dan heeft u waarschijnlijk wél iemand nodig. Niet omdat de notificatie moeilijk is, maar omdat artikel 4, lid 1, vereist dat een rechtspersoon of natuurlijke persoon binnen de Unie is aangewezen voordat het product überhaupt op de markt kan worden gebracht. Bij een ingevoerd product is de importeur de verantwoordelijke persoon, tenzij hij bij schriftelijke machtiging een in de Unie gevestigde persoon aanwijst die deze rol schriftelijk aanvaardt (artikel 4, lid 5, Verordening (EG) nr. 1223/2009). Die persoon is degene die notificeert.

Wij kunnen bij schriftelijke machtiging als uw EU-verantwoordelijke persoon worden aangewezen. Hoe dat werkt →

Wat het kost

De notificatie is inbegrepen in de prijsklasse voor registratie, niet als extra regel erbovenop. U betaalt niet apart voor een formulier dat de Commissie gratis aanbiedt — wat wordt gefactureerd, is het werk erachter en de rol die dat mogelijk maakt.

Wat elke prijsklasse dekt, en wat elke prijsklasse kost, staat op de prijzenpagina. U krijgt een vaste offerte op schrift, afgestemd op uw producten, voordat het werk begint: wat inbegrepen is, wat niet, en wat als variant telt.

Veelgestelde vragen