Qu'est-ce qu'un DIP cosmétique, qui le conserve, et que faire quand une ligne est vide
Cette page est une traduction de l'original anglais. En cas de divergence entre les deux versions, la version anglaise fait foi.
La liste de ce que doit contenir un dossier d'information sur le produit (DIP) est facile à trouver. Ce qui se passe quand une ligne de cette liste reste vide, en revanche : nous n'avons trouvé aucune page qui l'explique — alors que c'est la situation réelle de presque toutes les marques.
Vous cherchez la liste point par point, ou un modèle à copier ? C'est la check-list et le modèle de DIP. Cette page explique ce qu'est le dossier, qui le conserve, où, combien de temps, et ce qui se passe quand une ligne reste vide.
Ce que demande le règlement
Lorsqu'un produit cosmétique est mis sur le marché, la personne responsable conserve un dossier d'information sur celui-ci. Le dossier d'information sur le produit est conservé pendant une période de dix ans à partir de la date à laquelle le dernier lot du produit cosmétique a été mis sur le marché. — article 11, paragraphe 1, règlement (CE) n° 1223/2009
L'article 11, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1223/2009 énumère cinq éléments que le dossier doit contenir : (a) une description du produit cosmétique ; (b) le rapport sur la sécurité du produit cosmétique (CPSR) visé à l'article 10, paragraphe 1, partie A et partie B, établi conformément à l'annexe I ; (c) une description de la méthode de fabrication et une déclaration de conformité aux bonnes pratiques de fabrication ; (d) lorsque la nature ou l'effet du produit le justifie, la preuve de l'effet revendiqué ; et (e) les données relatives aux expérimentations animales réalisées par le fabricant, ses agents ou ses fournisseurs, en lien avec le développement ou l'évaluation de la sécurité du produit ou de ses ingrédients.
Élément (c), méthode de fabrication et déclaration BPF : C'est la pièce que les marques hors UE sont le plus souvent incapables de fournir, parce que le fabricant la considère comme confidentielle et que la marque ne l'a jamais demandée par écrit. Élément (d), preuve de l'effet revendiqué : Si votre emballage affirme que le produit fait quelque chose, la preuve que c'est le cas se trouve ici. C'est ici qu'aboutit le travail sur les allégations.
Trois autres exigences opérationnelles accompagnent cette liste. Le dossier est conservé à l'adresse de la personne responsable telle qu'indiquée sur l'étiquetage (article 11, paragraphe 3, premier alinéa, règlement (CE) n° 1223/2009) — la même adresse que celle que l'article 19, paragraphe 1, point a) impose sur l'emballage. Il doit être aisément accessible, en format électronique ou sous une autre forme. Et les informations qu'il contient doivent être disponibles dans une langue facilement compréhensible par les autorités compétentes de l'État membre (article 11, paragraphe 3, deuxième alinéa).
C'est le moment où la plupart des fabricants qui travaillent depuis une cuisine ou une pièce de la maison se demandent si leur adresse personnelle finira sur l'emballage. Il y a une vraie réponse, et ce n'est pas « oui » : l'adresse exigée est celle de la personne responsable, et qui occupe ce rôle n'est pas encore décidé au moment où vous vous posez la question. En vertu de l'article 4, le fabricant établi dans l'Union est la personne responsable, sauf s'il désigne quelqu'un d'autre par mandat écrit ; pour un produit importé, c'est l'importateur, sauf s'il en désigne un autre ; un distributeur devient la personne responsable lorsqu'il met le produit sur le marché sous son propre nom ou sa propre marque ; et toute personne établie dans l'Union peut être désignée par mandat écrit, à condition d'accepter par écrit (article 4, paragraphes 3 à 6, règlement (CE) n° 1223/2009). Nous pouvons être désignés comme votre personne responsable dans l'UE, par mandat écrit. Comment cela fonctionne → Ce que fait une personne responsable, et à qui appartient l'adresse figurant sur l'étiquette →
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Dix ans après le dernier lot
Relisez la règle de conservation : la durée est plus longue qu'on ne le croit.
Dix ans à compter de la date à laquelle le dernier lot a été mis sur le marché. Pas dix ans à compter de la notification. Pas dix ans à compter du moment où vous avez arrêté de le fabriquer. Si vous vendez un produit de 2026 à 2036 et que le dernier lot part en 2036, le dossier reste actif jusqu'en 2046. Un produit arrêté conserve un dossier actif pendant une décennie après la sortie de la dernière unité.
Deux conséquences pratiques. D'une part, les registres de lots comptent — vous devez pouvoir dire quand le dernier lot a été mis sur le marché. D'autre part, le dossier doit survivre à des changements : changement de plateforme de vente en ligne, changement de comptable, changement de personne responsable. Un dossier sur l'ordinateur portable de quelqu'un ne satisfait pas à l'exigence d'un dossier « aisément accessible » la neuvième année.
« Aisément accessible » veut dire sans délai, pas un jour ou l'autre
Le règlement exige un dossier aisément accessible à une adresse déclarée. Un inspecteur qui se présente à cette adresse s'attend à ce qu'on lui remette le dossier, pas une promesse de le constituer.
C'est toute la différence entre un dossier et une pile de documents. Si votre rapport de sécurité est encore chez la personne chargée de l'évaluation de la sécurité, vos certificats d'analyse dorment dans une boîte mail, vos maquettes sont chez un graphiste et votre déclaration BPF n'a jamais été demandée, vous n'avez pas de DIP. Vous avez la matière première pour en constituer un.
Voici à quoi ressemble un vrai dossier : un index, chaque document présent et nommé, chaque élément rattaché à l'article ou à l'annexe qui l'exige, une empreinte numérique (hash) ou un repère de version permettant de savoir quelle version du rapport correspond à quelle version de la formule, et une liste de ce qui manque. Le nôtre est construit ainsi — un dossier indexé dont les lacunes sont annoncées d'emblée, en tête du dossier, pas dissimulées au milieu.
Que se passe-t-il quand une ligne reste vide ?
C'est cette partie qui détermine si le dossier a une quelconque valeur.
Nous n'estimons rien. Quand quelque chose ne peut pas être établi, c'est consigné comme manquant — dans le dossier, puis à nouveau dans le rapport — pour qu'une lacune ne devienne jamais silencieusement un chiffre. Rien n'est signé tant qu'une substance reste non identifiée, qu'un paramètre toxicologique n'est pas confirmé, qu'une valeur provisoire n'a pas été acceptée par une personne nommément désignée, ou qu'un registre n'a pas été vérifié par un être humain. La signature suit une fois ces points réglés.
Concrètement, voici les lacunes que nous rencontrons le plus souvent :
Aucune déclaration d'allergènes pour une matière première aromatique. De loin la lacune la plus fréquente dans un dossier botanique. Sans elle, la liste des ingrédients ne peut pas être établie correctement ; nous demandons donc au fournisseur les données du lot plutôt que de supposer un taux.
Aucune déclaration BPF du façonnier. L'article 11, paragraphe 2, point c) l'exige. Beaucoup de façonniers en fournissent une dès qu'on la leur demande par écrit, article à l'appui. Beaucoup n'ont jamais été sollicités.
Une matière première sans nom INCI. Les matières traditionnelles et botaniques arrivent souvent sous un nom commercial ou vernaculaire. Le problème se règle — nous revenons vers vous avec les candidats que nous identifions et vous demandons lequel vous avez acheté ; nous ne choisissons pas à votre place — mais on ne peut pas en faire l'impasse.
Une composition donnée sous forme de fourchette trop large pour être évaluée. Un fournisseur qui indique « 5–40 % » ne vous a pas communiqué la composition.
Des preuves d'allégation qui n'existent pas. L'article 11, paragraphe 2, point d) exige la preuve de l'effet revendiqué, lorsque cela est justifié. Quand la preuve n'existe pas, la voie honnête consiste à changer l'allégation, pas à trouver une tournure qui la contourne. Nous examinons chaque allégation figurant sur l'emballage et sur la page produit au regard des six critères communs applicables aux allégations, énoncés dans le règlement (UE) n° 655/2013 de la Commission, et toute allégation sans preuve derrière elle vous est signalée nommément avant toute livraison — elle n'est jamais discrètement supprimée ni discrètement laissée passer.
Numéros de lot. Une personne en train de préparer un dossier a posé cette question sur un forum :
I thought you had to note down all the batch numbers for your ingredients, but since they are not included what do you do then? (Traduction : Je pensais qu'il fallait noter tous les numéros de lot des ingrédients, mais comme ils ne sont pas indiqués, que fait-on alors ?)
La réponse tient à la traçabilité, pas à une règle sur les numéros à recopier. Vous devez pouvoir relier le lot fini que vous avez vendu aux lots de matières premières qui le composent — parce que c'est ce qu'une enquête sur un effet indésirable vous demandera, et parce qu'un certificat d'analyse n'est une preuve que pour le lot pour lequel il a été délivré. Lorsqu'un fournisseur ne donne aucune identité de lot, c'est une lacune dans votre traçabilité, et il vaut mieux la consigner comme telle que la maquiller.
Dans chacun de ces cas, le livrable a la même forme : voici l'élément manquant, voici l'article qui l'exige, voici la demande à envoyer à la personne qui le détient.
Le DIP et le CPSR ne sont pas la même chose
Le rapport de sécurité est un élément à l'intérieur du dossier (article 11, paragraphe 2, point b)). Le dossier, c'est le classeur et tout le reste qu'il contient : la description, la méthode de fabrication et la déclaration BPF, les preuves des allégations, les données d'expérimentation animale, l'étiquetage et la documentation sur les matières premières à partir de laquelle le rapport a été construit.
Vous pouvez acheter un rapport de sécurité et ne toujours pas avoir de DIP. Cela arrive constamment, et c'est pourquoi la demande de documents d'un revendeur prend de court tant de marques qui se croyaient arrivées au bout.
La langue
Les informations du dossier doivent être disponibles dans une langue facilement compréhensible par les autorités compétentes de l'État membre (article 11, paragraphe 3, deuxième alinéa, règlement (CE) n° 1223/2009). Ce n'est pas la même chose que « tout traduire dans toutes les langues de l'UE », et ce n'est pas non plus « l'anglais suffit partout ». Cela dépend de l'État membre où le dossier est conservé — celui de l'adresse de la personne responsable indiquée sur l'étiquette. Dites-nous lequel, et nous vous dirons ce que cela implique pour votre dossier avant que vous ne payiez une traduction.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un DIP ?
Le dossier d'information sur le produit : le classeur que la personne responsable conserve pour chaque produit cosmétique mis sur le marché, contenant la description, le rapport de sécurité, la description de la fabrication et la déclaration BPF, les preuves des allégations lorsque cela est justifié, et les données d'expérimentation animale (article 11, règlement (CE) n° 1223/2009).
Quelle est la différence entre le DIP et le CPSR ?
Le CPSR est le rapport de sécurité. Le DIP est le dossier qui le contient, avec tout ce à partir de quoi le rapport a été construit. L'un est un document ; l'autre est un classeur assorti d'une obligation.
Combien de temps faut-il conserver un DIP ?
Dix ans à compter de la date à laquelle le dernier lot a été mis sur le marché (article 11, paragraphe 1).
Qui conserve le dossier d'information sur le produit ?
La personne responsable, à l'adresse indiquée sur l'étiquetage (article 11, paragraphe 3) — la même adresse que celle exigée sur l'emballage par l'article 19, paragraphe 1, point a).
Le DIP doit-il être dans la langue locale ?
Il doit être disponible dans une langue facilement compréhensible par les autorités compétentes de l'État membre (article 11, paragraphe 3, deuxième alinéa). La langue en question dépend de l'État membre où le dossier est conservé.
Mon adresse personnelle devra-t-elle figurer sur l'étiquette ?
Ce qu'exige l'article 19, paragraphe 1, point a), c'est le nom et l'adresse de la personne responsable. Si vous êtes vous-même la personne responsable et que vous travaillez depuis chez vous, c'est votre adresse personnelle. Si c'est quelqu'un d'autre qui occupe ce rôle, c'est la sienne — et l'article 4, paragraphes 3 à 6 précise qui peut occuper ce rôle. Le règlement ne prévoit aucune disposition de réexpédition du courrier ou de boîte postale ; la façon honnête de changer la réponse consiste donc à changer qui occupe le rôle, pas à trouver une autre adresse pour la même personne.
Pour quels ingrédients ai-je besoin des numéros de lot ?
Pensez traçabilité plutôt que liste. Vous devez pouvoir relier un lot fini aux lots de matières premières qu'il contient, parce que c'est ce qu'une enquête demandera, et parce qu'un certificat d'analyse ne vaut que pour son propre lot.
Puis-je utiliser des ingrédients de supermarché puisqu'ils sont sûrs pour l'alimentation ?
La qualité alimentaire répond à un cahier des charges différent de celui dont a besoin une évaluation cosmétique. Ce qui compte pour le dossier, c'est de disposer d'un cahier des charges et d'un certificat d'analyse identifiant ce que vous avez réellement utilisé. Pour un produit de supermarché, ce n'est très souvent pas le cas.
Mon fabricant refuse d'envoyer les documents. Pouvez-vous quand même constituer le dossier ?
Nous pouvons constituer tout ce qui ne dépend pas de ces documents, détailler précisément ce qui manque en le rattachant à l'article qui l'exige, et rédiger la demande. Nous n'inventerons pas le contenu manquant.
Que reçois-je pendant que des documents sont encore en attente ?
Un dossier indexé, une liste des lacunes nommant chaque élément manquant et l'article correspondant, et une demande de documents prête à être envoyée. C'est un livrable à part entière, utilisable pendant que vous attendez.
Le registre derrière tout cela
Chaque entrée des annexes II à VI dans sa version consolidée au 18 mai 2026 — 2 385 entrées, 36 023 substances — revérifiée quotidiennement par rapport à EUR-Lex, CosIng, SCCS et IFRA. Chaque rapport est signé par David Vandevoort, pharmacien (Master, KU Leuven; PhD, KU Leuven 2010).
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