Amazon a bloqué votre fiche cosmétique UE et réclame une personne responsable

Ce qui se passe

Le scénario est assez constant pour être décrit sans citer personne. La fiche UE bascule dans un état inactif, bloqué. Un tableau de bord de conformité réclame une personne responsable UE. Les vendeurs signalent un code d'erreur, le 6039. Des documents sont envoyés. Parfois, une coche verte et un badge d'approbation s'affichent au-dessus d'une ligne indiquant que les documents n'ont pas été approuvés. Parfois, le dossier reste ouvert et le support répond avec un message type.

Deux choses à savoir avant d'aller plus loin. Le rétablissement de la fiche reste une décision d'Amazon, que personne ne peut vous vendre. Mais si la plupart des vendeurs sont encore bloqués à la troisième soumission, ce n'est pas un jugement sur leur produit : c'est que leurs documents ne concordent pas entre eux — et cela se corrige sans attendre que le support lise votre dossier.

Une précision à poser d'emblée. La Grande-Bretagne et l'UE ne sont pas le même dossier. Un modérateur, dans l'un de ces fils Amazon, a indiqué aux vendeurs que le GPSR ne s'applique pas à la Grande-Bretagne et qu'aucune action n'était nécessaire sur leur compte britannique, l'Irlande du Nord exceptée. C'est la déclaration d'un employé de la marketplace sur un forum, pas un texte de loi — mais elle indique quelque chose de vrai et d'utile : l'expérience d'un vendeur britannique ne dit rien de votre fiche UE, et la moitié des conseils qui circulent visent le mauvais territoire.

(Le scénario ci-dessus est décrit et non cité : les fils qui le rapportent n'ont pas pu être vérifiés mot pour mot, donc rien n'y figure entre guillemets.)

Deux régimes, et le champ n'en vise qu'un

Le champ de conformité d'Amazon fait deux métiers à la fois, et les vendeurs perdent du temps parce que les deux sont rarement distingués.

Règlement (UE) 2023/988 — le règlement relatif à la sécurité générale des produits. Il s'applique depuis le 13 décembre 2024 (article 52, règlement (UE) 2023/988). C'est ce qui pousse aujourd'hui tout vendeur, quel que soit son produit, à devoir nommer un opérateur économique établi dans l'Union. C'est un champ côté vendeur, tourné vers la marketplace. Il est large, superficiel, et c'est celui dont parle la majorité du bruit sur les forums.

Règlement (CE) n° 1223/2009 — le règlement cosmétique. Plus ancien, plus étroit, et bien plus profond. Pour un cosmétique, il exige, avant la mise sur le marché de l'Union :

• une personne responsable désignée dans l'Union — « Seuls les produits cosmétiques pour lesquels une personne physique ou morale est désignée dans la Communauté comme ‹personne responsable› sont mis sur le marché » (article 4, paragraphe 1) ;
• une évaluation de la sécurité et un rapport de sécurité établis conformément à l'annexe I (article 10, paragraphe 1) ;
• un dossier d'information sur le produit (DIP), conservé pendant dix ans après la mise sur le marché du dernier lot (article 11, paragraphe 1) ;
• une notification à la Commission avant la mise sur le marché (article 13, paragraphe 1) ;
• un étiquetage portant le nom et l'adresse de la personne responsable (article 19, paragraphe 1, point a)).

Si vous vendez un cosmétique, les deux s'appliquent. Remplir le champ « opérateur économique » du GPSR ne vous donne pas de personne responsable au sens de l'article 4. Disposer d'une personne responsable au sens de l'article 4 ne remplit pas, en soi, un formulaire de marketplace. Les vendeurs font souvent l'un en pensant que l'autre est réglé.

Pourquoi les deuxième et troisième soumissions sont refusées aussi

Le plus utile, dans les témoignages des forums, n'est pas le refus initial. C'est le schéma des nouvelles soumissions : des documents fournis, d'autres documents réclamés, et le même refus qui revient.

Dans les fils que nous avons lus, les nouvelles soumissions qui échouent encore décrivent la même chose : des documents qui ne concordent pas entre eux. C'est notre lecture du schéma, pas une règle publiée par Amazon — traitez donc la liste ci-dessous comme ce que nous vérifierions d'abord, pas comme ce qu'Amazon dit vérifier.

• Le nom sur le rapport de sécurité n'est pas celui du champ personne responsable.
• L'adresse sur le visuel d'emballage n'est pas celle de la personne responsable (article 19, paragraphe 1, point a)).
• Le nom du produit sur la fiche n'est pas celui de la notification (article 13, paragraphe 1).
• La liste d'ingrédients de la fiche n'est pas celle de l'étiquette.
• Le dossier désigne une personne responsable qui n'a jamais accepté ce rôle par écrit.
• Le rapport est générique — acheté sur la base de la recette de quelqu'un d'autre — et ne décrit pas le produit de la fiche.

Un examinateur qui suit une check-list semble comparer des chaînes de caractères plutôt qu'évaluer votre formule. Chaque incohérence que nous avons vue décrite se termine par un refus, et chaque refus remet le compteur à zéro.

Le chemin légitime le plus rapide n'est donc pas « envoyer plus de documents ». C'est : constituer un seul jeu cohérent où le nom, l'adresse, l'identité du produit et la composition sont identiques dans chaque pièce — puis soumettre une seule fois.

Le chemin légitime le plus rapide

1. Déterminez ce dont votre produit a besoin, avant d'acheter quoi que ce soit. Est-ce un cosmétique ; que contient-il de soumis à restrictions ; que manque-t-il sur l'étiquette. Le contrôle gratuit ne demande aucune adresse e-mail.
2. Figez la formule. C'est l'étape que l'on saute sous la pression des délais, et c'est elle qui produit un troisième refus de la marketplace. Si une substance nécessite un document ou un changement, nous le signalons avant d'assembler le reste du dossier.
3. Réglez la question de la personne responsable. Seul un produit pour lequel une personne est désignée dans l'Union comme personne responsable peut être mis sur le marché (article 4, paragraphe 1). Selon l'article 4, paragraphes 3 à 6 : un fabricant établi dans l'Union est la personne responsable, sauf s'il désigne quelqu'un par mandat écrit ; pour un produit importé, l'importateur est la personne responsable, sauf s'il désigne quelqu'un d'autre ; un distributeur devient la personne responsable lorsqu'il met le produit sur le marché sous son propre nom ou sa propre marque ; et toute personne établie dans l'Union peut être désignée par mandat écrit, qu'elle accepte par écrit. Nous pouvons être désignés comme votre personne responsable UE, par mandat écrit. Comment cela fonctionne →
4. Constituez le dossier et faites signer le rapport par une personne qualifiée au sens de l'article 10, paragraphe 2.
5. Notifiez (article 13, paragraphe 1).
6. Réimprimez ou refaites le visuel de l'emballage pour que l'adresse qui y figure soit celle de la personne responsable (article 19, paragraphe 1, point a)).
7. Soumettez un seul jeu cohérent et gardez une trace datée de ce qui a été envoyé.

Les étapes 1 et 2 sont celles qui raccourcissent tout le reste, car ce sont elles qui vous disent si vous avez un problème de documents ou un problème de produit.

Ce qu'il faut réunir avant de commencer

Sous la pression des délais, on commence par écrire au support. Commencez plutôt ici. Chaque élément ci-dessous est quelque chose qui vous sera demandé, et chaque élément manquant est quelque chose à réclamer dès aujourd'hui.

• La composition complète du produit, au niveau de la substance, avec les pourcentages — pas une liste d'ingrédients marketing.
• Une spécification et un certificat d'analyse pour chaque matière première, fournis par le fournisseur.
• Une déclaration d'allergènes pour chaque matière parfumée, y compris les huiles essentielles.
• La méthode de fabrication et une déclaration de conformité aux bonnes pratiques de fabrication, fournies par le fabricant (article 11, paragraphe 2, point c), règlement (CE) n° 1223/2009).
• Le visuel prêt à imprimer du récipient et de l'emballage extérieur, tel qu'il est actuellement imprimé.
• Le texte exact de la fiche, y compris la liste d'ingrédients affichée sur la page produit.
• Tout rapport de sécurité existant, avec le nom et la qualification de son signataire.
• Les preuves de toute allégation figurant sur l'emballage ou la fiche.

Si vous ne pouvez pas produire la composition ou les documents des matières premières, c'est là le constat — et il concerne votre chaîne d'approvisionnement, pas Amazon. Cela se corrige aussi par écrit : réclamez chaque pièce en citant l'article qui l'exige.

Ce que nous ne vous promettons pas

Nous ne vous dirons pas que désigner une personne responsable UE rétablit votre fiche. Le rétablissement est une décision de la marketplace, prise au regard d'une check-list qui n'est pas publiée et qui change. Considérez toute promesse de rétablissement comme une promesse portant sur quelque chose que la personne qui la fait ne maîtrise pas.

Ce que nous faisons, c'est constituer un jeu de documents cohérent avec lui-même, qui cite l'article derrière chaque élément, et qui résiste à la prochaine demande autant qu'à celle-ci — car les témoignages des forums montrent qu'il y a généralement une prochaine demande.

Si un point de la formule nécessite un document ou un changement, nous le signalons, avec l'entrée d'annexe correspondante. La signature suit une fois que c'est dans le dossier.

Questions fréquentes